Дебіторська заборгованість

Що вдає із себе аналіз стану дебіторської заборгованості, сама дебіторська заборгованість і які існують важливі питання про її повернення?

Це певна сума боргів, які належать будь-якому підприємству або компанії з боку іншого підприємства, фірми, громадян, які є їх боржниками або ж дебіторами. Ліміт дебіторської заборгованості може бути різноманітним.

Якщо товар або послуга продана, а грошові кошти не отримані, то в цьому випадку і виникає дане питання. Також дуже важливий питома вага дебіторської заборгованості. Дебіторська заборгованість, незалежно від терміну її погашення і повного розрахунку, належить до оборотних активів будь-якої компанії. Для погашення дебіторської заборгованості необхідно знати багато інформації.

Оборотність є наступну формулу: RTR = (виручка або продажу в кредит) / (середня дебіторська заборгованість). Для того щоб розрахувати коефіцієнт оборотності в днях, скористайтеся такою формулою: DSO = (Середня дебіторська заборгованість * 365) / (Виручка або продажу в кредит).

Таким способом можна охарактеризувати середній період часу, протягом якого на розрахункові рахунки підприємства надходять кошти від покупців. Підприємство буде знаходитися в більш вигідних умовах, якщо значення даного показника зменшується.

Ефективний економічний інструмент фінансового менеджменту

Управління дебіторською заборгованістю - дуже важлива функція. Її основною метою є максимальне збільшення прибутку компанії за допомогою ефективного використання дебіторської заборгованості. Можна виділити в даному випадку основні завдання:

• юридичний супровід будь-яких угод при будь-якому розрахунку;
• повна перевірка дебіторів на початковому етапі;
• оцінка ефективності, облік і повний контроль дебіторської заборгованості;
• процес стягнення простроченого боргу;
• демонстрація економічних відносин, які виникли у держави з підприємствами;
• претензійні роботи по відношенню до недисциплінованим дебіторам;
• фінансування дебіторської заборгованості.

Виділяють наступні основні функції:

1. Організаційна, суть якої полягає в забезпеченні виконання запланованих завдань і повного управління над ними.
2. Мотивування, за допомогою якого затверджується система мотивації для всіх співробітників, які беруть участь в процесі управління по дебіторської заборгованості.
3. Контроль при погашенні дебіторської заборгованості.
4. Використання, де можна визначити управлінські та фінансові цілі управління.
5. Зворотній звязок і докладний аналіз результатів розрахунку.

У сучасних комерційних організаціях можуть бути задіяні певні особи та структурні підрозділи:

• керівник відділу продажів, комерційний директор, менеджери з продажу, а якщо точніше, відділ продажів і комерційний відділ;
• служба безпеки і юридичний відділ;
• генеральний директор;
• фінансовий директор і фінансовий менеджер.

Основні проблеми та процеси їх ліквідації

Майже в кожній організації існує проблема ліквідності дебіторської заборгованості і способів для надійного розрахунку з боргами. У свою чергу, в собі вона містить оборотність, якість і оптимальний обсяг.

Рішення таких проблем вимагає кваліфікованого управління, що значно може вплинути на зміцнення становища кожної фінансової фірми. Заходи, що проводяться з метою повернення дебіторської заборгованості, вважаються найбільш дієвими заходами підвищення ефективності, у чому допомагають внутрішні резерви підприємства, а це може принести позитивний результат за досить короткий термін.

Існує реальна можливість заповнити дефіцит оборотних коштів. У такому випадку необхідне повернення заборгованості в стислі терміни. Управління дебіторською заборгованістю можна порівняти з будь-яким іншим видом управління, так як відбувається процес реалізації, управління різноманітними специфічними функціями. Наприклад, мотивації і контролю, організації, планування.

Детальніше про функції

1. Планування, метою якого є прийняття попередніх фінансових рішень. Для його ефективності потрібно позначити довгострокову мету організації. Більш того, необхідно чітко сформулювати стратегію організації, вибрати найбільш підходящі і раціональні дії управління, визначити їх політику для погашення дебіторської заборгованості.
2. Організація управління включає координацію дій за такою схемою: повинні бути представлені адекватні права особам, які відповідальні за свою діяльність-вся область певних дій повинна бути складена за обраними функцій.
3. Мотивація являє собою поєднання психологічних моментів, які і визначають поведінку людини.
4. Порівняння фактичних стандартів зі стандартними, підготовка стандартів дій - так звані дії з контролю.

Виходячи з цього, управління дебіторською заборгованістю являє собою невідємну частину загального управління всіма оборотними активами і маркетингової політики будь-якої фірми чи підприємства, націленої на збільшення обсягу продажу товарів. Вона полягає в оптимізації розміру заборгованості в загальному і забезпечення своєчасної інкасації.

Основою надійного і кваліфікованого управління, гідного ведення дебіторської заборгованості фірми є прийняття важливих рішень з таких питань:

• докладний аналіз причин і стану, внаслідок яких у фірми виникла дебіторська заборгованість;
• на кожну звітну дату повинен бути облік дебіторської заборгованості;
• розробка і впровадження сучасних ефективних методів управління. Адекватна політика повернення заборгованості, повний розрахунок і запобігання виникненню таких ситуацій в майбутньому;
• абсолютний контроль над поточним станом справ.

Виділяємо основні завдання

Основними цілями управління дебіторською заборгованістю і абсолютного розрахунку з боргами вважаються:

• максимальне обмеження прийнятного рівня;
• прискорене востребование боргу;
• знижки або надбавки різним групам покупців з точки зору дотримання ними всіх платіжних правил;
• зменшення боргів в бюджеті і запобігання їх виникненню;
• визначення правильних умов продажів, які зможуть забезпечити гарантований розрахунок і надходження грошових коштів;
• облік всіляких витрат, повязаних з дебіторською заборгованістю.

Діє оцінка упущеної вигоди від невикористання будь-яких засобів, які були заморожені.

Найчастіше в регламенті з управління дебіторською заборгованістю міститься докладна інформація про те, як повинні прийматися рішення про надання відстрочки розрахунку, хто буде нести відповідальність за виникнення простроченої заборгованості, які контрагенти на неї претендують і багато іншого.

Ознайомтеся з усіма нюансами і основними положеннями

Способи розрахунку просто незамінні для успішної та ефективної роботи будь-якого підприємства, метою якого є своєчасне виявлення і погашення заборгованості, що виникла, надійного і ефективного управління. ви повинні запамятати найнеобхідніші положення:

1. Простроченої вважається та дебіторська заборгованість, яка не була погашена в певні терміни, передбачені договором. Якщо договір відсутній - протягом місяця з моменту здійснення оплати або розрахунку для підприємств-дебіторів. Так само має бути визначена і величина дебіторської заборгованості.
2. Щомісяця, не пізніше визначеного числа місяця, наступного за звітним, фінансовий відділ (ФО) повинен сформувати реєстр простроченої дебіторської заборгованості по всіх підрозділах і передати всю інформацію розрахунку в листі їх керівникам.
3. До призначеного терміну розрахунку, дата якого визначена заздалегідь, керівники підрозділів повинні провести звірку отриманих даних від ФО, після чого направити службові записки в ФО, як свідчить представлене Положення, п.4. "У разі невідповідності інформації від ФО фактичному стану справ керівники зобовязані направити службовий лист або записку. Тут повинні бути вказані всі помилки."
4. ФО проводить перевірку на підставі поданої службової записки або листи, по закінченні роботи якої має бути прийняте рішення про внесення необхідних змін до реєстру дебіторської заборгованості. Після чого керівники всіх відповідальних підрозділів будуть повідомлені про це.
5. Якщо заборгованість підприємства практично погашена, але все ще відображається в реєстрі через ненадання в термін або відсутності первинних документів розрахунку, керівники повинні відправити в ФО службову записку. Тут необхідно вказати дату або позначити термін, в які будуть представлені всі документи, в крайньому випадку - причини неможливості їх подання.
6. У разі виникнення необхідності (наприклад, при значному погіршенні фінансового стану боржника) керівники надають ФО інформацію про цю дебіторської заборгованості після закінчення терміну її витребування або ж в листі датою надання відомостей про неї в ФО.
7. Повністю скоригований реєстр простроченої дебіторської заборгованості на підприємстві ФО повинні винести на розгляд під час наради з внутрішньої економіці.

Як відбувається призначення відповідальних осіб у підрозділах

• до завершення підрозділом господарської операції і повного розрахунку керівник призначає відповідального;
• при необхідності постійної або тимчасової відставки від справ (звільнення, відпустка) керівник зобовязаний призначити нового відповідального.

Він повинен проконтролювати процес передачі документів і справ від попереднього відповідального новому;

• раніше призначений відповідальний може бути звільнений або спрямований у відпустку тільки в тому випадку, якщо всі справи передані новому відповідальному;
• якщо новий відповідальний за якимись причинами не був призначений керівником або ж не був забезпечений належний процес передачі справ і документів, то відповідальним в даному випадку є тільки керівник підрозділу;
• в тому випадку якщо відповідальний підрозділ було ліквідовано, нове повинно бути призначено заступником генерального директора, який курирує даний підрозділ.

Проведення взаємозаліків або багатоступеневих (бартерних) операцій: призначення відповідальних

1. В даному випадку на підприємстві повинні мати місце підрозділ-покупець і підрозділ-постачальник.
2. Керівники згаданих раніше підрозділів призначають відповідальних для здійснення господарських операцій і будь-якого розрахунку.
3. Підрозділ-постачальник зобовязана інформувати якомога швидше підрозділ-покупця про проведення взаємозаліку або про факт поставки продукції контрагенту.

Підрозділ-покупець буде відповідальним за гасіння дебіторської заборгованості і будь-якого розрахунку з моменту поставки продукції контрагенту.

Підрозділ-покупець повинен отримати всю необхідну інформацію про підприємство-дебітора і його роботі. Даною інформацією володіє підрозділ-постачальник.

Зміст службової записки. У разі простроченої дебіторської заборгованості, керівнику необхідно відправити лист для погашення дебіторської заборгованості або службову записку в ФО, де повинна міститися наступна інформація:

• вкажіть повне найменування підприємства-боржника, де необхідна організаційно-правова форма;
• дата виникнення заборгованості та її сума (термін гасіння заборгованості, передбачений договором);
• чи є акти звірки дебіторської заборгованості і будь-якого розрахунку у підприємства-дебітора, чи визнає суму заборгованості, не предявляє чи зустрічні претензії;
• які заходи вживалися при погашенні цієї заборгованості, пропозиції та основні етапи роботи керівника підрозділу при погашенні дебіторської заборгованості;
• відсилав чи юридичний відділ боржнику претензії, будь-які фінансові санкції, висновок юридичного відділу про можливість стягнення суми заборгованості в судовому порядку.

У разі простроченої дебіторської заборгованості, як і зазначено в регламенті, необхідно розглянути всі нюанси на нарадах по внутрішній економіці:

1. Розгляд питань про погашення і розрахунку дебіторської заборгованості підрозділів буде включено до порядку на нараді з внутрішньої економіці в фінансовому відділі.
2. До порядку денного у фінансового відділу під час нарад обовязково включаються питання стягнення, повного розрахунку або погашення дебіторської заборгованості, яка раніше була погашена через ненадання в термін або відсутність необхідних первинних документів - у разі виникнення прострочення надання керівником терміну надання документів, узгоджених з ФО.
3. У разі необхідності (наприклад, при погіршенні фінансового становища боржника) керівники підрозділів є ініціаторами обговорення питання, що стосується конкретної дебіторської заборгованості аж до закінчення терміну її витребування.
4. Керівник відповідального підрозділу зобовязаний повідомити про причини виникнення дебіторської заборгованості на нараді. Так само внести свої пропозиції щодо її гасіння в призначені терміни і необхідну дату, запропонувати варіанти повернення та запобігання виникненню долгов- висновок юридичного відділу, в якому буде вказана можливість витребування заборгованості в судовому порядку та інші відомості.
5. При потребі, на нараді буде прийнято рішення передати всі питання розрахунку і погашення дебіторської заборгованості в службу безпеки або юридичний відділ.
6. Керівник підрозділу, який має дебіторську заборгованість, повинен звітувати про всі вжиті заходи для її гасіння раз в два тижні, до моменту абсолютного розрахунку.

Згортання проводить фінансовий відділ. Відповідальними за даний процес і підписання необхідних документів з боку контрагентів є керівники відповідальних підрозділів.

Тривалість періоду погашення боргів

Дуже важливим показником руху фінансових коштів, призначених в регламенті, є тривалість періоду або точна дата погашення дебіторської заборгованості та повернення будь-яких боргів. В даному випадку характеризується середній термін оплати рахунку замовниками, що сильно впливає на обсяг готівкових коштів.

Для погашення дебіторської заборгованості дуже важливий аналіз динаміки зміни термінів оплати боргів, що може запобігти виникненню збитків і зниження величини фінансових ресурсів підприємства.

Звичайно ж, на управління фінансовими потоками фірми безпосередньо впливає рівень кредиторської заборгованості, величина дебіторської заборгованості і період або конкретна дата для її погашення, повного розрахунку та повернення боргів.

Термін погашення дебіторської заборгованості являє собою певний час, необхідне фірмі для повернення або розрахунку наданих кредитів та інших зобовязань, запобігання виникненню таких ситуацій надалі.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!