Документальне оформлення та списання дебіторської заборгованості
Списання дебіторської заборгованості
Підприємства зобовязані списувати дебіторську заборгованість, визнану нереальною для стягнення.
Всі нормативні документи і порядок списання дебіторської заборгованості прописані в «Положенні ведення бухгалтерського обліку», затвердженого наказом Мінфіну Росії.
Заборгованість вважається безнадійною (підстави для списання дебіторської заборгованості), в разі:
- строком давності давності (норми цивільного законодавства встановлюють термін позовної давності протягом 3-х років). 3-річна позовна давність по дебіторської заборгованості застосовується в тих випадках, коли для певного виду відносин передбачається спеціальний період;
- неможливістю стягнути борг через ліквідацію підприємства боржника;
- визнання організації банкрутом і проходить процедуру ліквідації (якщо є достовірні відомості, що борг з неї стягнути не вдасться);
- якщо борг не вдалося отримати службі судових приставів.
Визначаючи дебіторську заборгованість, в режимі реального бухгалтерського обліку слід зазначити, що основними інформаційними джерелами для оцінки боргу підприємства є такі документи, як: баланс підприємства і форма №5 (відомості про рух дебіторської та кредиторської заборгованості). Саме ці документи є основною інформаційною базою для оцінки фактичного балансового стану.
Більш детальна числова інформація міститься в бухгалтерських рахунках, на підставі яких і виводять балансову величину цього активу.
В існуючій практиці ведення бухгалтерського обліку основний борг підприємства відображається за дебетом наступних рахунків:
- розрахунки за виданими авансами;
- товари відвантажені;
- розрахунки з замовниками і покупцями;
- розрахунки за отриманими авансами;
- розрахунки за претензіями;
- розрахунки з різними кредиторами і дебіторами;
- розрахунки з залежними (дочірніми) організаціями.
дебіторські рахунки
На рахунку 62 відображаються розрахунки (проводки) по кожному рахунку, предявленому замовнику (покупцю), за кожним дебітором ведеться окремий облік. Є таке поняття, як дебіторські рахунки. Рахунки дебіторів відображають ще не отримані гроші від реалізації послуг або товарів, наданих в кредит. Ці рахунки є інвестиційними коштами і вважаються досить ліквідними, якщо будуть оплачені замовниками (покупцями), відповідають сучасним вимогам і які можна швидко продати.
Дебіторські рахунки можуть збільшуватися і зменшуватися в залежності від змін кредитної політики підприємства. Помякшуючи кредитні вимоги (стандартні), компанія здатна збільшити продаж товарів у кредит. Подібні заходи будуть доречні, якщо вони не ведуть до втрати активів через неякісно наданих кредитів.
У бухгалтерському обліку поділяють заборгованість на: короткострокову (оплата очікується протягом 12 місяців) і довгострокову (платіж очікується через 12 місяців після звітної дати).
Значення дебіторської заборгованості не обмежується тільки роллю позиції активу в балансі. Динаміка її величини може виступати як складова фінансових потоків підприємства і використовуватися при оцінці динаміки фінансового становища організації.
Нереальна для стягнення дебіторська заборгованість списується з балансу підприємства, відповідно до нормативних документів, прийнятих в Положенні ведення бухгалтерського обліку. Справа в тому, що знаходяться на балансі суми дебіторської заборгованості беруть участь при розрахунку чистого прибутку підприємства. Якщо в розрахунки включати безнадійний борг, то чистий прибуток буде необгрунтовано завищеною. Що безпосередньо зачіпає інтереси акціонерів, власників, інших зацікавлених осіб. Бухгалтерський баланс підприємства повинен правильно відображати реальний фінансовий стан компанії.
Списання дебіторської заборгованості з балансу вигідно оформити і самому кредитору. збитки від списання безнадійної заборгованості визнаються як в бухгалтерських, так і в податкових документах.
Підтверджуючі документи
При бажанні списати (закрити) дебіторську заборгованість організація-кредитор зобовязана довести безнадійність цієї заборгованості. Термін позовної давності можна підтвердити:
- документами на надання послуг, робіт, відвантаження продукції покупцю, який не оплатив отримані послуги, товари, роботи;
- платіжними документами, які підтверджують дату оплати авансу постачальнику, згодом не виконав договірних зобовязань з постачання;
- актами звірки заборгованості та інше.
Потрібно памятати, що будь-які дії боржника, які свідчать про визнання боргу, переривають перебіг строку позовної давності - стаття 203 ЦК України. Заяви та письмові відповіді дебітора, підписання акту звірки заборгованості, часткова, нехай навіть невелика оплата боргу, визнання виставленої претензії - все це служить новою точкою відліку строку позовної давності.
Крім того, перериванням строку позовної давності є звернення кредитора з позовом до суду. Після винесення судового рішення про необхідність повернення боржником боргової суми, протягом строку позовної давності починається знову. Але якщо суд залишив позов, поданий кредитором без розгляду, то строк позовної давності не переривається - стаття 204 ЦК України.
На списання дебіторської заборгованості з не закінченим терміном позовної давності теж необхідно документальне підтвердження. Потрібно підтвердження того, що борг став безнадійним для стягнення. Такими доказами можуть служити:
- рішення арбітражного суду про закінчення конкурсного виробництва і припинення діяльності боржника;
- повідомлення ліквідаційної комісії (конкурсного керуючого) або рішення суду в тому, що через нестачу майна підприємства, що ліквідується, вимоги кредитора не будуть задоволені;
- виписка про ліквідацію організації боржника з єдиного державного реєстру юр. осіб;
- акт про неможливість стягнути борг з організації-боржника і т. д.
Не маючи документів, що підтверджують обгрунтованість безнадійності дебіторської заборгованості, кредитор не має права списувати заборгованість.
терміни зберігання
Підприємство зобовязане зберігати підтверджуючі документи після списання заборгованості. Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» за № 129 свідчить, що підприємство повинно зберігати первинні облікові документи (бухгалтерську звітність та реєстри бухгалтерського обліку) протягом 5 років. А в статті 23 НК РФ зазначено, що платник податків повинен зберігати документи, призначені для обчислення і сплати податків протягом 4-х років.
Обовязково потрібно враховувати і той факт, що термін зберігання документів, на підставі яких списана дебіторська заборгованість, обчислюються не з моменту підписання, а з моменту сплати боргу. Це повязано з тим, що платник податків зобовязаний протягом 5 років зберігати документи, що підтверджують процедуру списання: акт інвентаризації заборгованості, наказ керівника про списання безнадійного боргу, письмове обгрунтування.
Разом з ними слід зберігати і первинні документи, які підтверджують виникнення заборгованості. Якщо при перевірці податкової платник податків не може предявити документи, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, то результат перевірки може бути плачевним - невизнання збитком списаної дебіторської заборгованості, штрафи, пенні, донарахування податків.
