Оформлення акта на списання дебіторської заборгованості: зразок документа

Формування дебіторської заборгованості і можливості щодо її стягнення з неплатника

Дебіторська заборгованість в сучасній російській практиці бухгалтерського обліку звичайно інтерпретується як сума грошових коштів, яку розглянута компанія повинна отримати від своїх контрагентів, наприклад, клієнтів, партнерів або інших в даному періоді часу. Таким чином, дебіторська заборгованість фактично виникає в разі, якщо зазначена компанія, виступаючи постачальником товару або послуги, здійснила передачу необхідного предмета або надання необхідної роботи для набувача, проте не отримала від нього грошових коштів, передбачених укладеним між ними договором в якості оплати. У цьому випадку організація-постачальник визнається має дебіторську заборгованість.

Разом з тим, слід мати на увазі, що зазвичай договори між комерційними організаціями, що передбачають оплату товарів або послуг, складаються з наданням платнику деякого періоду часу для здійснення оплати. У звязку з цим до моменту настання терміну остаточного розрахунку між сторонами, зафіксованого в договорі, така заборгованість є нормальною або термінової, і щодо неї організація-постачальник не має права предявляти платнику будь-які фінансові претензії.

Визнання наявної заборгованості безнадійною і здійснення її списання

Таке право, однак, зявляється у неї після закінчення зазначеного терміну: вже на наступний день після цього керівництво організації має право звертатися до суду з позовною заявою, що містить вимогу про стягнення боргу з неплатника, або захищати свої законні права та інтереси іншими способами, передбаченими чинним законодавством . Разом з тим, слід мати на увазі, що такі дії є право, а не обовязок компанії-постачальника, перед якою платник має непогашене боргове зобовязання. Якщо в даний момент співробітники цієї компанії мають високу завантаженість, сума дебіторської заборгованості несуттєва, а боржник злісно ухиляється від виконання своїх зобовязань і процес стягнення з нього грошових коштів обіцяє бути вкрай важким, керівництво такої компанії може прийняти рішення відмовитися від спроб стягнення непогашеної дебіторської заборгованості.

Проте, в разі прийняття такого рішення до питання, повязаного з наявністю даного боргу, доведеться повернутися через деякий час. Така вимога встановлена одним з основних документів, що регулюють порядок здійснення бухгалтерського обліку в Російській Федерації - Наказом Мінінстерства фінансів Росії № 34н від 29 липня 1998 року "Про затвердження Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації". Зокрема, пункт 77 зазначеного нормативно-правового акту встановлює, що після закінчення терміну позовної давності щодо конкретної дебіторської заборгованості організація-постачальник, яка в цій ситуації втрачає можливість стягнення такого боргу з неплатника, повинна здійснити її списання.

Здійснення цієї процедури вимагає взяти до уваги положення статті 196 Цивільного кодексу Російської Федерації, зареєстрованого в зведенні законів нашої країни під номером 51-ФЗ від 30 листопада 1994 року. Зазначений розділ даного нормативно-правового акту визначає, що загальний строк позовної давності, застосовуваний також щодо питань, повязаних з стягненням дебіторської заборгованості, в нашій країні становить три роки. При цьому відлік зазначеного терміну, як того вимагає пункт 2 статті 200 даного розділу чинного законодавства, повинен починатися на наступний день після дати, в яку боргове зобовязання мало бути погашено.

Крім того, при здійсненні розрахунку термінів позовної давності по відношенню до розглянутій дебіторської заборгованості слід брати до уваги положення статті 203 Цивільного кодексу Російської Федерації: вона уточнює, що будь-які дії з боку боржника, що підтверджують визнання ним факту наявності боргового зобовязання, служать підставою для обнулення відліку. Так, наприклад, якщо боржник надіслав організації-постачальнику лист, в якому міститься повідомлення про намір погасити заборгованість в певний термін, але після не робив ніяких дій щодо її погашення, термін позовної давності в цьому випадку буде відраховуватися з моменту отримання такого листа.

Разом з тим, в сучасній російській практиці бухгалтерського обліку досить поширеним є і інша підстава списання дебіторської заборгованості - неможливість стягнення належних організації-постачальнику грошових коштів у звязку з ліквідацією компанії-боржника. Зазначене підстава також передбачено пунктом 77 Наказу Мінінстерства фінансів Росії № 34н від 29 липня 1998 року "Про затвердження Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації". При цьому в обох розглянутих випадках порядок здійснення списання буде однаковим: для цього необхідно провести інвентаризацію наявних у компанії заборгованостей, сформувати наказ директора організації про списання безнадійної заборгованості із зазначенням підстави такого списання та оформити акт або довідку, яка буде містити в собі повне обгрунтування здійснення даної процедури.

Порядок оформлення акта про списання дебіторської заборгованості, щодо якої неможливо здійснити стягнення

Діюча законодавча база в області бухгалтерського обліку в Російській Федерації не містить документів, що встановлюють конкретний зразок оформлення такого акту.

Проте, в рамках сформованої практики прийнято, щоб бланк такого документа містив в собі кілька основних розділів, що відповідають вимогам Наказу Мінінстерства фінансів Росії № 34н від 29 липня 1998 року "Про затвердження Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації" і інших нормативно-правових актів, що регулюють здійснення операцій в даній сфері.

Основні розділи акта про списання що не підлягає стягненню заборгованості

Зразок такого документа в "шапці" акта повинен містити відомості про організацію, яка видала його, і призначення цього документа, яким є списання дебіторської заборгованості. Перший блок акта повинен бути присвячений підстав, які служать причиною проведення цієї операції. Відповідно до вимог наказу Міністерства фінансів № 34н, такою підставою повинна виступати проведена інвентаризація. Тут потрібно вказати вихідні дані наказу, що послужив причиною її проведення, дату здійснення інвентаризації та зміст фінансових операцій, які піддалися аналізу та обліку: в їх число має входити і дебіторська заборгованість.

Крім того, необхідно згадати вихідні дані акта про проведеної інвентаризації, тобто його дату і номер. При складанні зазначеного акта слід памятати, що чинне російське законодавство в області бухгалтерського обліку містить чіткі вимоги до оформлення такого акта: він повинен бути сформований в на прикладі форми інв-17, затвердженої постановою Федеральної служби державної статистики Російської Федерації № 88 від 18 серпня 1998 року "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації".

Другий блок повинен бути присвячений опису юридичних аспектів стану питання щодо розглянутої дебіторської заборгованості. У цьому розділі слід згадати вихідні дані договору про поставку товару або послуги, укладеного між сторонами, суму передбаченого їм платежу, дату здійснення остаточного розрахунку за договором. Крім того, в цьому розділі необхідно описати історію взаємодії постачальника і платника із зазначеного питання протягом минулого періоду. Так, необхідно перерахувати запити з вимогою про погашення заборгованості, які постачальник направляв на адресу боржника, а також наявність і характер отриманих відповідей.

Ключові підстави для здійснення списання наявної заборгованості

Третій розділ слід присвятити опису підстав для списання зазначеної дебіторської заборгованості. Так, наприклад, якщо дане боргове зобовязання списується у звязку із закінченням строку позовної давності, необхідно вказати дату початку його відліку і підкреслити, що протягом аналізованого тимчасового періоду термін позовної давності не переривався у звязку з відсутністю будь-яких дій, спрямованих на визнання і погашення наявної заборгованості, з боку платника.

Якщо ж дебіторка списується на підставі ліквідації компанії-платника, в акті про списання слід вказати відомості про її ліквідації і дані документів, що підтверджують зазначені факти. Наприклад, в якості таких документів можуть виступати виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб (ЕГРЮЛ), бланк рішення арбітражної судової інстанції про реалізацію і завершення процедури банкрутства в рамках такої компанії або інші подібні документи.

Акт про списання дебіторської заборгованості, щодо якої керівництвом організації зафіксована неможливість стягнення, повинен завершуватися відповідним висновком компетентного фахівця, який містить посилання на внутрішні документи, що підтверджують зазначену неможливість, тобто акт інвентаризації і діючі в Російській Федерації нормативно-правові акти, що допускають можливість здійснення такого списання заборгованості. При цьому розглядається акт повинен бути підписаний головним бухгалтером, який є основним особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку в даній організації. Крім того, при оформленні такого акта слід мати на увазі положення пункту 77 Наказу Мінінстерства фінансів Росії № 34н від 29 липня 1998 року "Про затвердження Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації", який вимагає одночасного видання керівництвом організації наказу, на підставі якого компанія списує непогашений борг.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!